Coaching E-Mail-Bearbeitung!

Coaching E-Mail-Bearbeitung! Wer kennt das nicht? Der Postkasten vom E-Mail-Eingang läuft über und bei jeder neuer E-Mail macht es „kling“! Wie sehr diese tolle technische Errungenschaft die Konzentration behindert und so die Arbeitseffizienz senkt, das hat jetzt eine aktuelle Studie der Cardiff University beleuchtet. Eine Checkliste zum Selbst-Coaching für den zukünftig effizienten Umgang mit E-Mail-Benachrichtigungen finden Sie am Ende des Coaching-Beitrages.

Die sogenannte Sägezahn-Kurve ist in der Management-Praxis hinlänglich bekannt. Die Konzentration leidet massiv, wenn es zu Störungen durch die Umgebung kommt. Wie klein diese Störungen sein können, um schon massive Konzentrationsunterbrechungen zu erzeugen haben sich englische Wissenschaftler genauer angeschaut. Ihren Erkenntnissen nach genügen schon die kurzen E-Mailbenachrichtigungen, um den Arbeitsablauf empfindlich zu stören. Dass E-Mails, Social Networking und Instant Messaging immer mehr an wertvoller Arbeitszeit rauben, ist hinreichend bekannt. Nun haben Forscher an der Cardiff University aber nachgewiesen, dass bereits die kurzen Pop-ups, die den Erhalt einer neuen E-Mail anzeigen, die Konzentration negativ beeinflussen bzw. unterbrechen.

Neue Erkenntnisse?

Laut der Studie „Now Where Was I?“ verlängert sich die Dauer bis zur Beendigung eines Arbeitsschritts als Folge der Ablenkung. Die Computernutzer müssten sich demnach erst neuerlich konzentrieren und erinnern, an welchem Punkt ihrer Arbeit sie stehen geblieben sind.

Experten empfehlen Abstellen von Pop-ups

Um sich wirklich auf die Arbeit konzentrieren zu können, empfehlen die Experten, E-Mailprogramme oder Instant Messenger komplett abzudrehen. Normalerweise genügt das, um Anfragen zeitgerecht zu beantworten. Muss ich dazu Experte sein, um das als Erkenntnis zu gewinnen?

Die Konzentration wird laut Psychologen schon dann gestört, wenn die Unterbrechung nur wenige Augenblicke dauert.

Wir müssen dann herausfinden, wo wir gerade waren und was wir als nächstes machen wollten, bevor wir mit der Arbeit im ursprünglichen Tempo fortfahren können. Helen Hodgetts, Cardiff University

Die Forscher fanden allerdings auch heraus, dass Audio-Benachrichtigungen, noch bevor ein Pop-up auf dem Bildschirm erscheint, die Konzentrations- störungen etwas abschwächen können. Jene Probanden, die eine Audio-Information vorab erhielten, schnitten bei den Tests etwas besser ab als der Rest. Laut den Experten würden auch kleinere, weniger aufdringliche visuelle Benachrichtigungen der Konzentration weniger schaden.

E-Mail-Benachrichtigungs-Coach

Wenn man also den Forschern glaubt, dann ist es wohl besser automatische Benachrichtigungen entweder abzustellen oder deren Wahrnehmung bei wichtigen und dringenden Aufgaben auszuschließen. Für mich hat diese Erkenntnis grundlegenden Organisations-Charakter! Wenn ich mich ständig durch die Einwirkung von anderen ablenken lasse, so muss ich mich nicht über mangelnde Effizienz meiner Arbeitsergebnisse wundern. Aus meiner Sicht kann dieser, absolut notwendige, Kommunikations- und Informations-Strom kanalisiert werden. Wie genau? Dazu die kleine Coaching-Checkliste, wie oben angekündigt:

• Beherrschen Sie Ihr E-Mail-Programm
  • Es gibt eine Reihe nützlicher Funktionen, die auch automatisch ablaufen, um eine Vorsortierung eingehender E-Mails zu erreichen.
• Schaffen Sie sich eine Zeit am Tag oder in der Woche, in denen Sie die Beantwortung und Verarbeitung von E-Mails „am Stück“ erledigen.
• Versuchen Sie Ihren E-Mail-Eingangs-Ordner so „sauber“ wie möglich zu halten.
• Teilen Sie Ihren Kommunikationspartnern mit, in welchem Zeitraum sie normalerweise mit einer Antwort rechnen können.
• Überdenken Sie Ihre Einstellung zum Thema E-Mail. Früher haben Briefe manchmal auch etwas länger gebraucht.
• Überprüfen Sie die von Ihnen abonnierten Newsletter von Zeit zu Zeit, das wirkt wahre Wunder, wenn Sie feststellen, dass Sie den einen oder andren Dienst gar nicht mehr richtig lesen!